Làm thế nào để hủy hóa đơn điện tử đã phát hành nhanh chóng nhất?

Trong quá trình lập hóa đơn điện tử việc sai sót là điều không thể tránh khỏi. Có rất nhiều trường hợp dẫn đến tình trạng hóa đơn điện tử đã phát hành buộc phải hủy vì sai sót. Vậy hủy hóa đơn điện tử là gì? Những trường hợp nào được hủy hóa đơn điện tử đã phát hành? Và các bước hủy hóa đơn điện tử được thực hiện như thế nào? Hãy cùng Saco Inc tìm hiểu ngay bài viết sau đây để giải đáp những thắc mắc này nhé. 

1. Hủy hóa đơn điện tử là gì?

Tại khoản 3, Điều 11, Thông tư 32/2011/TT-BTC có định nghĩa hủy hóa đơn điện tử chính là cách làm cho hóa đơn đó không còn giá trị sử dụng. Bạn cần phân biệt giữa hai khái niệm hủy hóa đơn điện tử và tiêu hủy hóa đơn điện tử, bởi hai khái niệm này hoàn toàn khác nhau cần phân biệt rõ ràng để tránh nhầm lẫn trong quá trình tìm hiểu nhé. 

2. Trường hợp nào được hủy hóa đơn điện tử đã phát hành

Tùy vào từng trường hợp cụ thể để hủy hóa đơn điện tử đã phát hành. Tại khoản 2, Điều 29, Thông tư 39/2014/TT-BTC có quy định các trường hợp được phép hủy hóa đơn điện tử. Ngoài ra, tùy vào đặc điểm tạo lập và phát hành hóa đơn điện tử mà các trường hợp xác định hủy hóa đơn điện tử đã phát hành sẽ được căn cứ vào Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC để đưa ra các xử lý phù hợp đối với những hóa đơn điện tử đã lập.

Theo đó, để hủy hóa đơn điện tử đã phát hành bạn cần căn cứ theo 2 trường hợp sau đây:

2.1. Trường hợp 1

Đối với loại hóa đơn điện tử đã được lập và giao cho người mua tuy nhiên chưa giao hàng hóa, cung ứng dịch vụ hoặc hóa đơn đã lập cho người mua, người bán và người mua cũng chưa thực hiện việc kê khai thuế, sau đó phát hiện ra sai sót.  

Căn cứ tại Khoản 2, Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC nếu hóa đơn điện tử phát hiện sai sót trong trường hợp này thì phải thực hiện hủy bỏ, người bán và người mua tiến hành lập biên bản để thu hồi các liên số hóa đơn đã được lập sai. 

Trong biên bản thu hồi hóa đơn cần ghi rõ lý do tại sao thu hồi hóa đơn. Người bán thực hiện gạch chéo các liên, lưu giữ số hóa đơn lập sai và lập lại hóa đơn mới cho người mua theo đúng quy định.

2.2. Trường hợp 2

Đối với trường hợp hóa đơn đã lập và giao cho người mua, hàng hóa và cung ứng dịch vụ cung đã được giao, người bán và người mua cũng đã thực hiện kê khai thuế nhưng sau đó lại phát hiện sai sót. 

Căn cứ vào Khoản 3, Điều 20, Thông tư 39/2014/TT-BTC trong trường hợp này người bán và người mua phải lập biên bản hoặc có thỏa thuận cụ thể bằng văn bản, nội dung ghi rõ sai sót, đồng thời người bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót. 

Trong hóa đơn điều chỉ phải ghi rõ (tăng, giảm) số lượng hàng hóa, giá bán, thuế GTGT…, tiền thuế giá trị gia tăng cho hóa đơn số…, ký hiệu,..., Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh người bán người mua thực hiện điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu ra, đầu vào. 

3. Hủy hóa đơn điện tử đã phát hành được thực hiện như thế nào?

Vậy để thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành cần thực hiện theo những bước nào?

Dưới đây là 3 bước hủy hóa đơn điện tử mà Saco Inc muốn chia sẻ đến bạn.

3.1. Thực hiện lập biên bản để hủy hóa đơn

Khi lập biên bản hủy hóa đơn nội dung bên trong biên bản cần ghi rõ nội dung nào bị sai, nội dung nào cần điều chỉnh lại cho đúng. Lưu ý biên bản hủy hóa đơn cần có chữ ký xác nhận và con dấu của người mua và người bán.

3.2. Thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hàn

Các bước thực hiện hủy hóa đơn điện tử đã phát hành sẽ được tiến hành ngay trên chính phần mềm hóa đơn điện tử mà người dùng đang sử dụng. 

• Đầu tiên bạn cần đăng nhập vào phần mềm hóa đơn điện tử của doanh nghiệp đang sử dụng rồi tiến hành khai báo các thông tin của “Thông báo kết quả hủy hóa đơn”
• Tiến hành lưu lại Thông báo kết quả hủy hóa đơn và nhấn xuất file XML để nộp cho cơ quan thuế. Sau khi đã thực hiện nộp hồ sơ thông báo hủy hóa đơn điện tử đã phát hành cho cơ quan thuế, bạn nên chỉnh sửa trạng thái đã nộp cho cơ quan thuế đối với hóa đơn đã hủy điều này giúp bạn dễ dàng theo dõi và kiểm soát hóa đơn của mình. 

3.3. Thực hiện lập hóa đơn điện tử mới để thay thế

Bước cuối cùng sau khi thực hiện xong 2 bước hủy hóa đơn điện tử đã phát hành ở trên chính là lập hóa đơn điện tử mới để thay thế cho hóa đơn cũ đã được hủy. Hóa đơn mới được lập để thay thế hóa đơn đã được hủy bắt buộc phải tuân theo quy định lập hóa đơn điện tử của pháp luật. Do đó, bạn cần lưu ý các thông tin ghi trên hóa đơn từ ngày tháng, nội dung, chữ ký, người lập,... 

Tùy vào mỗi trường hợp mà cách hủy hóa đơn điện tử đã phát hành sẽ có sự khác nhau. Trên đây là một số thông tin hữu ích về cách hủy hóa đơn điện tử trong tình trạng đã phát hành đối với hai trường hợp phổ biến. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp ích cho bạn ít nhiều trong quá trình tìm hiểu.