Hợp đồng điện tử là gì và những lợi ích mà doanh nghiệp nhận được

Sự phát triển của công nghệ hiện đại ngày càng phát triển dẫn tới sự ra đời của các hợp đồng điện tử, chữ ký số thông minh. Vậy hợp đồng điện tử là gì? Các lợi ích nổi bật mà doanh nghiệp nhận được khi dùng hợp đồng điện tử mang lại. Cùng Saco Inc tìm hiểu thông tin chi tiết ở bài viết sau.

1. Hợp đồng điện tử là gì?

Hợp đồng điện tử là loại hợp đồng trực tuyến được thiết lập dưới dạng chứa thông điệp dữ liệu có giá trị pháp lý. Loại hợp đồng này có tính pháp lý tuân theo đúng quy định của nước về luật giao dịch điện tử.

Hợp đồng điện tử sẽ có một số đặc điểm sau:

• Thể hiện được bằng thông điệp dữ liệu điện tử, có tính hiệu quả và giá trị pháp lý.
• Có sự tham gia của ít nhất 3 chủ thể trong giao kết hợp đồng có thể giao kết và thực hiện hợp đồng điện tử.
• Hợp đồng điện tử có thể thực hiện các giao dịch điện tử áp dụng trong các hoạt động dân sự, kinh doanh, thương mại,…do pháp luật quy định.
• Dễ dàng thực hiện qua thông điệp điện tử có thể ký kết hợp đồng 2 bên ở mọi nơi, mọi thời gian mà không cần phải gặp mặt nhau.
• Đảm bảo tính chính xác, hiện đại dựa trên các phương tiện kỹ thuật công nghệ tiên tiến.
• Xu hướng mới trong thời đại 4.0 thay thế dần cho các hợp đồng giấy truyền thống.

2. Hợp đồng điện tử mang lại lợi ích gì cho doanh nghiệp?

Việc sử dụng hợp đồng điện tử mang lại rất nhiều lợi ích cho doanh nghiệp hiện nay.

2.1. Giảm thiểu thời gian và chi phí cho doanh nghiệp

Thay vì phải làm 1 bản hợp đồng giấy truyền thống thì giờ đây sử dụng hợp đồng điện tử sẽ giúp doanh nghiệp giảm tiết kiệm thời gian, công sức làm việc. Bạn chỉ cần thực hiện trực tuyến gửi hợp đồng cho các đối tác mà không tốn kém chi phí để in hợp đồng, chuyển phát hợp đồng,..

Bên cạnh đó các hợp đồng điện tử được lưu trữ ở máy tính vì thế bạn có thể dễ dàng tìm kiếm, xuất hợp đồng khi cần thiết.

2.2. Lưu trữ và bảo quản thông tin nhanh chóng

Hợp đồng điện tử được lưu trữ trên một hệ thống chung cho phép người dùng ký đồng loạt hợp đồng, không giới hạn số lượng.

Bạn có thể dễ dàng tạo, tìm kiếm, lưu trữ hợp đồng điện tử dễ dàng trên nền tảng công nghệ số hiện đại.

2.3. Dễ dàng ký kết hợp đồng online mọi lúc

Có thể dễ dàng ký kết hợp đồng mọi lúc, mọi nơi không cần phải gặp mặt dễ dàng ký hợp đồng trên máy tính, điện thoại ,..thông qua hệ thống phần mềm điện tử thông minh tích hợp. Giờ đây thay vì phải ký chữ ký bằng tay hay đóng dấu hợp đồng mất thời gian thì bạn chỉ cần thao tác ngay trên máy tính.

2.4. Đảm bảo an toàn thông tin tuyệt đối

Khi sử dụng hợp đồng điện tử doanh nghiệp có thể hoàn toàn yên tâm về bảo mật thông tin tuyệt đối cho khách hàng, bạn có thể dễ dàng sao lưu thông tin theo đúng quy định của pháp luật hiện hành.

3. Một số vấn đề khi áp dụng hợp đồng điện tử

Khi sử dụng hợp đồng điện tử, quý khách hàng cần lưu ý một số điều sau để tránh gặp phải các rủi ro, tổn thất không đáng có trong quá trình giao dịch điện tử. Để đảm bảo được quyền lợi của doanh nghiệp và khách hàng khi sử dụng hợp đồng trực tuyến.

3.1. Luôn kiểm tra kỹ thông tin của hợp đồng

Khi tham gia ký kết hợp đồng, khách hàng hay cá nhân, doanh nghiệp nên kiểm tra kỹ các thông tin của khách hàng như tên, số điện thoại, giấy phép kinh doanh, email mà bạn cung cấp cho các khách hàng giao dịch. Hạn chế tối thiểu các sai sót thông tin doanh nghiệp, giá thành, số lượng sản phẩm giao dịch.

3.2. Có tính pháp lý theo quy định của nhà nước

Hệ thống pháp lý và quy định của pháp luật về hợp đồng điện tử hiện chưa đầy đủ. Do đó khi bạn giao dịch các hóa đơn điện tử dễ xảy ra các sai phạm hoặc bất đồng với nhau. Do đó nên xác định tính pháp lý của hợp đồng để bảo đảm quyền lợi của cả 2 bên .

3.3. Rủi ro về mặt kỹ thuật

Việc sử dụng hợp đồng điện tử có thể dễ dàng bị tấn công bởi các tin tặc và mã độc nguy hiểm. Do đó để đảm bảo an toàn thông tin khi sử dụng các giao dịch điện tử, doanh nghiệp nên chọn đơn vị cung cấp phần mềm hợp đồng điện tử uy tín, chất lượng nhé.

Trên đây là các thông tin hợp đồng điện tử và lợi ích khi sử dụng hợp đồng mang lại cho các doanh nghiệp. Để hạn chế tối đa các rủi ro trong quá trình sử dụng và giao kết hợp đồng doanh nghiệp nên tìm hiểu kỹ các thông tin pháp lý, công nghệ để tìm được nhà cung cấp hợp đồng uy tín, chất lượng cho đơn vị của mình. Nếu có gì thắc mắc liên hệ ngay với Saco Inc để được hỗ trợ nhanh nhất nhé.