Việc ứng dụng công nghệ thông tin vào giải quyết công việc giúp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức. Và một trong số ứng dụng công nghệ đó chính là chữ ký số USB token thiết bị chuyên dụng dành cho các tổ chức, doanh nghiệp hiện nay để phục khai báo và nộp thuế điện tử, ký hợp đồng, văn bản điện tử,…
Vậy chữ ký số USB token là gì? Lợi ích khi sử dụng chữ ký số như thế nào? Nếu bạn đang thắc mắc về vấn đề này thì hãy cùng Saco Inc tìm hiểu ngay bài viết sau đây.
Chữ ký số USB Token là gì?
Chữ ký số USB token có lẽ đây là khái niệm còn khá mới mẻ với nhiều người tuy nhiên đây là thiết bị rất phổ biến được nhiều tổ chức, doanh nghiệp sử dụng. Việc sử dụng chữ ký số USB token giúp cho người dùng dễ dàng hơn trong việc khai báo, nộp thuế điện tử, ký hợp đồng, văn bản điện tử cũng như được sử dụng trong giao dịch đối với khách hàng.
Vậy chữ ký số USB token là gì? Còn được gọi là chữ ký số token thiết bị chữa các dữ liệu dùng để mã hóa thông tin của cá nhân/doanh nghiệp/tổ chức. Có thể hiểu một cách đơn giản USB token tương tự như một chiếc bút mà bạn có thể sử dụng để xác nhận các giao dịch, văn bản trực tuyến hợp pháp.
Cách hoạt động của chữ ký số
Chữ ký số USB token không chỉ đem lại lợi ích trong quá trình sử dụng mà cách hoạt động của chữ ký số cũng rất đơn giản. Bạn chỉ cần cắm USB token vào máy tính của mình khi có nhu cầu sử dụng để thực hiện ký số trên các văn bản ở tất cả các định dạng của file.
Khi sử dụng chữ ký số người dùng hoàn toàn có thể yên tâm vì tất cả các thông tin của cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp đều được mã hóa và bảo mật một cách an toàn tuyệt đối. Để bảo vệ chữ ký số người dùng có thể sử dụng khóa cá nhân để bảo mật, một khóa công khai để người dùng có thể sử dụng để đăng nhập vào thiết bị máy tính để thực hiện ký số.
Chỉ khi thực hiện mã khóa công khai khớp với mã khóa cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp khi đó người dùng mới có thể thực hiện ký số qua một thiết bị vật lý được gọi là USB token.
Chữ ký số đem lại lợi ích gì trong quá trình sử dụng
Việc ứng dụng chữ ký số vào trong quá trình giải quyết các thủ tục, văn bản, khai báo và nộp thuế, cũng như ký kết hợp đồng giúp cá nhân, tổ chức, doanh nghiệp tiết kiệm tối đa thời gian, công sức trong quá trình xử lý công việc.
Cụ thể chữ ký số đem lại một số lợi ích như sau:
- Chữ ký số giúp đảm bảo an toàn bảo mật thông tin
- Với công nghệ mã hóa công khai sử dụng các thuật toán mã hóa công khai do đó mà vấn đề bảo mật thông tin rất an toàn và tuyệt đối. Vì thế trong quá trình sử dụng người dùng hoàn toàn có thể yên tâm về độ bảo mật của chữ ký số.
Đảm bảo được tính pháp lý trong giao dịch điện tử
Lợi ích tiếp theo mà chữ ký số đem lại cho người dùng chính là đảm bảo được tính pháp lý trong các giao dịch điện tử. Bởi nó có khả năng đảm bảo tính toàn vẹn của các tài liệu điện tử cũng như xác định được danh tính của chủ chữ ký số.
Có thể nói việc sử dụng chữ ký số trong các giao dịch điện tử được cho là cơ sở để khẳng định được văn bản điện tử đó có giá trị tương đương với tài liệu giấy. Vì thế mà chữ ký số được đánh giá là phương thức duy nhất đảm bảo được tính pháp lý của các văn bản điện tử ngày nay.
Giúp tiết kiệm tối đa thời gian trong quá trình xử lý văn bản
Việc sử dụng chữ ký số không chỉ giúp ký trên văn bản điện tử, mà chữ ký số còn làm giảm thời gian và công sức trong quá trình xử lý giấy tờ tổ chức, doanh nghiệp cũng như bộ phận kế toán. Nếu như trước đây khi ký tay thì cần phải in tài liệu ra giấy nhưng với chữ ký số bạn có thể thực hiện ký hàng loạt văn bản điện tử chỉ trong một thời gian ngắn.
Cách sử dụng chữ ký số USB token
Cách sử dụng chữ ký số USB token như thế nào? Chữ ký số USB token được sử dụng để xác nhận thay cho chữ ký số của doanh nghiệp trên các loại văn bản, hợp đồng, tài liệu được thực hiện trong các giao dịch.
Tùy vào từng trường hợp mà chữ ký số được sử dụng như thế nào cho phù hợp. Cụ thể:
Cách sử dụng chữ ký số trong doanh nghiệp: Được dùng để đăng ký kinh doanh, ký hóa đơn điện tử, kê khai và nộp thuế, bảo hiểm xã hội, hải quan, các chứng từ giao dịch nội bộ, hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế.
Cách sử dụng chữ ký số trong các đơn vị hành chính nhân sự: Ký hóa đơn điện tử/biên lai điện tử, kê khai và nộp thuế, hải quan, bảo hiểm xã hội, dịch vụ công của kho bạc, nộp báo cáo kinh tế, chứng từ trong giao dịch nội bộ, hợp đồng lao động, hợp đồng kinh tế.
Cách sử dụng chữ ký số cho cá nhân: Dùng để kê khai, quyết toán thuế thu nhập cá nhân, giao dịch ngân hàng, tín dụng, hợp đồng kinh tế, ký văn bản điện tử.
Trên đây là một số thông về chữ ký số cũng như cách sử dụng chữ ký số USB token như thế nào? Hy vọng sẽ đem đến bạn những thông tin hữu ích khi tìm hiểu.
