Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử kế toán cần phải nắm rõ

Hiện nay hóa đơn điện tử đang được các doanh nghiệp sử dụng thay thế cho hóa đơn giấy trước đây mang đến nhiều lợi ích và tiện lợi trong quá trình hoạt động kinh doanh. Trong quá trình sử dụng để đảm bảo tính hợp pháp khi xuất hóa đơn cần phải nắm được các nguyên tắc gì? Nội dung bài viết sau đấy chúng ta sẽ cùng giải đáp câu hỏi này nhé.

Saco Inc là đơn vị cung cấp dịch vụ hóa đơn điện tử giá rẻ uy tín chuyên nghiệp hàng đầu tại Việt Nam. Quý khách hàng có nhu cầu sử dụng hóa đơn điện tử hãy liên hệ với Saco Inc.

1. Các nguyên tắc cần nắm vững khi xuất hóa đơn điện tử

1.1. Nguyên tắc về các tiêu thức, nội dung trên hóa đơn điện tử

Các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử kế toán khi xuất hóa đơn thể hiện đầy đủ như sau:

• Trên tờ hóa đơn phải có tên đầy đủ, ký hiệu hóa đơn, mẫu hóa đơn, số hóa đơn cụ thể rõ ràng
• Tên đơn vị, địa chỉ cùng mã số thuế của người bán 
• Tên đơn vị, địa chỉ cùng mã số thuế của người mua trong trường hợp người mua có mã số thuế
• Tên hàng hóa, dịch vụ, đơn vị tính, số lượng, đơn giá và thành tiền chưa tính thuế GTGT, thuế suất thuế GTGT chi tiết, tổng tiền thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán khi đã tính thuế GTGT.
• Tổng số tiền thanh toán sử dụng hàng hóa, dịch vụ được ghi bằng chữ
• Chữ ký điện tử hoặc chữ ký số của người bán và người mua (nếu có)
• Thời điểm hóa đơn điện tử được lập
• Mã cơ quan thuế đối với hóa đơn có mã của cơ quan thuế
• Phí và lệ phí thuộc ngân sách nhà nước và các nội dung liên quan khác (nếu có).

1.2. Một số quy định quan trọng về xuất hóa đơn điện tử

Các doanh nghiệp cần nắm rõ về quy định nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử kế toán đối với hóa đơn GTGT phải đảm bảo những điều sau để hóa đơn hợp lệ không bị sai phạm.

• Các cá nhân, doanh nghiệp, tổ chức cần lập hóa đơn điện tử khi mua bán hàng hóa hoặc sử dụng dịch vụ theo đúng quy định pháp luật. Hóa đơn phải được lưu giữ và giao cho khách hàng.
• Hóa đơn phải được lập vào thời điểm chuyển giao hàng hóa hoặc dịch vụ không phân biệt đã thanh toán hay chưa
• Hóa đơn điện tử khi xuất phải cung cấp kèm theo các chứng từ liên quan: Hợp đồng mua/bán hàng hóa, Phiếu nhập/xuất kho, phiếu thu/chi, Biên bản thanh lý hợp đồng mua bán/dịch vụ.

2. Những nguyên tắc được áp dụng xử lý hóa đơn đã xuất

Sau khi đã nắm được các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử kế toán các bạn cần biết thêm nguyên tắc xử lý đối với hóa đơn đã xuất trong từng trường hợp. Cụ thể:

2.1. Hóa đơn xuất rồi nhưng bị trả lại

Tùy theo từng trường hợp mà cách xử lý hóa đơn đã xuất sẽ có sự khác nhau.

• Trường hợp 1: Hóa đơn xuất rồi nhưng hàng hóa, dịch vụ chưa bàn giao nhưng người mua hủy giao dịch mua bán. Nguyên tắc xử lý trong trường hợp này là người bán sẽ hủy hóa đơn do giao dịch mua bán hàng hóa dịch vụ không thể thực hiện.
• Trường hợp 2: Kho hóa đơn đã xuất và người mua cũng đã nhận hàng hóa, dịch vụ nhưng do nhiều nguyên nhân khác nhau người mua trả một phần hoặc toàn bộ hàng hóa, dịch vụ. 

Đối với trường hợp 2 sẽ có cách xử lý như sau:

• Nếu người mua là tổ chức/doanh nghiệp có sử dụng hóa đơn GTGT thì người mua sẽ phải xuất hóa đơn hàng hóa trả lại cho bên bán. Nội dung trên hóa đơn cần ghi cụ thể là: Hàng hóa trả lại cho người bán vì không đúng chất lượng, quy cách, tiến thuế GTGT
• Nếu người mua không có hóa đơn thì hai bên phải lập biên bản ghi rõ về hàng hóa, số lượng, giá trị hàng trả lại cụ thể theo giá không có thuế GTGT, tiền thuế GTGT theo hóa đơn bán hàng. Lý do ghi trong biên bản là trả hàng và bên bán thu hồi hóa đơn đã xuất.
• Nếu người mua là tổ chức/doanh nghiệp sử dụng hóa đơn bán hàng thì cách xử lý cũng sẽ giống với trường hợp như người mua không có hóa đơn.

2.2. Nguyên tắc xử lý trong trường hợp hóa đơn bị sai khi đã xuất cho khách hàng

• Trường hợp 1: Hóa đơn đã lập nhưng bị sai sót và chưa giao cho khách hàng. Nguyên tắc xử lý là doanh nghiệp có thể thực hiện hủy hóa đơn sai và lập hóa đơn mới để giao cho khách hàng.
• Trường hợp 2: Hóa đơn điện tử đã xuất cho khách hàng nhưng phát hiện bị sai sót tuy nhiên hàng hóa, dịch vụ chưa được giao hoặc đã giao hàng nhưng cả 2 bên đều chưa kê khai thuế. Người bán sẽ tiến hành lập biên bản hủy hóa đơn ghi rõ nội dung sai sót có sự đồng ý cùng sự xác nhận của 2 bên. Người bán hủy hóa đơn sai sót sau đó lập hóa đơn mới thay thế để gửi lại cho người mua. Trên tờ hóa đơn điện tử mới phải ghi thêm: Hóa đơn này thay thế hóa đơn số…ký hiệu, thời gian gửi.
• Trường hợp 3: Hóa đơn đã xuất nhưng bị sai sót và đã gửi cho người mua đồng thời cả 2 bên đều đã kê khai thuế. Người bán cần lập biên bản điều chỉnh hóa đơn ghi rõ nội dung sai sót được sự đồng ý, ký xác nhận của 2 bên.
• Trường hợp 4: Bên bán lập hóa đơn điều chỉnh sai sót gửi lại cho bên mua: Trên hóa đơn có ghi rõ điều chỉnh về số lượng, giá bán, thuế suất GTGT…Căn cứ vào hóa đơn điều chỉnh 2 bên kê khai điều chỉnh doanh số mua, bán, thuế đầu vào, đầu ra. 
• Trường hợp 5: Hóa đơn đã xuất chỉ sai sót về tên, địa chỉ người mua, các nội dung khác đều đúng.

Trường hợp 5 này có thể xử lý theo 2 cách sau đây:

• 2 bên lập biên bản điều chỉnh và không cần lập hóa đơn khác
• 2 bên thực hiện lập biên bản thỏa thuận và xuất hóa đơn điều chỉnh hoặc thay thế.

Trên đây là những nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử kế toán và nguyên tắc xử lý hóa đơn đã xuất mà các doanh nghiệp cần nắm được. Nếu các bạn cần sử dụng dịch vụ hóa đơn điện tử hãy nhớ liên hệ với Saco Inc để được phục vụ nhanh nhất và tốt nhất.