Hướng dẫn cách sử dụng chữ ký số đơn giản và dễ hiểu

Thời đại 4.0 tất cả các quy trình xử lý văn bản, giấy tờ đều được thực hiện thông qua internet. Ngay cả việc ký tá cũng được sử dụng chữ ký số để giúp quy trình làm việc được đơn giản và dễ dàng hơn. Mặc dù chữ ký số ngày càng được sử dụng phổ biến, tuy nhiên không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách sử dụng chữ ký số? 

Hiểu được vấn đề mà nhiều doanh nghiệp đang gặp phải, bài viết sau đây của Saco Inc  sẽ chia sẻ đến bạn cách sử dụng chữ ký số đơn giản và dễ dàng hơn bao giờ hết. 

1. Cách cài đặt chữ ký số

Quá trình cài đặt chữ ký số rất đơn giản và dễ dàng. Ngay sau khi nhận được chữ ký số của nhà cung cấp bạn có thể tiến hành cài đặt đặt USB Token vào máy tính bảng hoặc laptop của mình. Quá trình cài đặt chỉ cần thực hiện một lần duy nhất và không cần cài đặt lại. Sau này khi sử dụng bạn chỉ cần cắm chữ ký số qua cổng USB vào máy tính bàn hay laptop của mình là có thể thực hiện ký số hóa các hóa đơn văn bản giấy tờ,... 

Dưới đây là các bước cài đặt chữ ký số FPT-CA mà bạn có thể tham khảo để thực hiện cài đặt cho các loại chữ ký số khác.

• Bước 1: Tiến hành cắm USB token vào cổng USB của máy tính bàn, hoặc laptop -> Chọn My computer trên máy tính của mình -> Chọn ổ đĩa USB FPT-CA -> Click chuột phải chọn Open.

• Bước 2: Trong thư mục cài đặt chữ ký số của FPT bạn click đúp chuột vào file fpt-ca-v*-install hoặc click chuột phải chọn Run as administrator để cài đặt phần mềm.

• Bước 3: Phần mềm hiển thị popup chọn ngôn ngữ bạn chọn Vietnamese -> Chọn Cài -> Sau khi cài xong chọn Kết thúc. 

2. Cách ký chữ ký số

Việc sử dụng chữ ký số đang ngày càng phổ biến giúp cho các giao dịch trở nên đơn giản và dễ dàng hơn chỉ trong vài phút ngắn ngủi doanh nghiệp có thể chỉ tán được hàng đóng giấy tờ và văn bản. 

Với chữ ký số bạn không cần đến giấy tờ, hồ sơ và thậm chí không cần phải gặp mặt đối tác kinh doanh cũng có thể kết hợp đồng một cách dễ dàng nhanh chóng. Cách làm này đem lại hiệu quả cao thể hiện được sự chuyên nghiệp trong quá trình làm việc đặc biệt là trong thời đại công nghệ số ngày nay.

Cách sử dụng chữ ký số khá đơn giản từ đó tạo được sự thuận tiện cho người dùng trong quá trình sử dụng. Sau khi cài đặt xong phần mềm chữ ký số trên máy tính doanh nghiệp cần kiểm tra lại các thông tin và thời gian sử dụng ảnh xem có giống với các thông tin khi mua chữ ký số hay không rồi mới tiến hành sử dụng.

Khi sử dụng chữ ký số để ký văn bản đầu tiên bạn cần chọn biểu tượng của đơn vị bạn đã đăng ký chữ ký số số và chọn chứng thư số. Tiếp theo là nhập mã PIN rồi chọn thông tin của doanh nghiệp và kiểm tra lại. 

Khi tiến hành sử dụng chữ ký số để ký kết hợp đồng,  đồng thanh toán hóa đơn, đơn hay kê khai thuế online thì bạn chỉ cần chọn chữ ký online trên tài liệu. Sau đó đăng nhập vào phần mềm chữ ký số của đơn vị cung cấp rồi tiến hành xác thực lại bằng mã pin để bảo mật tài khoản.

3. Cách quản lý chữ ký số

Bảo mật chữ ký số là một trong những việc làm quan trọng mà bạn cần đặt biệt lưu ý trong quá trình quản lý chữ ký số cho doanh nghiệp mình. Vậy quản lý chữ ký số như thế nào cho hiệu quả? 

Để sử dụng chữ ký số bạn cần phải đăng nhập vào khóa công khai tài khoản và khóa bảo mật. Khóa cũng như thông tin của chữ ký số sẽ được lưu trữ trong Token USB để đảm bảo an ninh và tín bảo mật cho chữ ký số. 

Trường hợp nếu bạn muốn đổi tên hay thay đổi thông tin chữ ký số trên BHXH, hóa đơn hay thay đổi mật khẩu thì chỉ cần thực hiện thao tác như sau:

3.1. Đổi tên Token USB 

Truy cập vào cấu hình đổi tên trên Token PKI rồi chọn mục “Đổi tên” sau đó điền tên mới mà bạn muốn rồi nhấn vào nút “Chấp nhận” là bạn đã đổi tên Token USB thành công. 

Trường hợp nếu muốn đổi thông tin hãy nhấn chọn mục “Thay đổi thông tin” rồi cập nhật những thông tin mới mà bạn muốn thay đổi sau đó nhấn chọn nút “Xác nhận” là thành công.

3.2. Đổi mật khẩu cho Token USB

Việc đổi mật khẩu định kỳ cho Token USB sẽ giúp bạn bảo vệ tài khoản chữ ký số tốt nhất. Để đổi mật khẩu cho Token USB bạn cần truy cập vào “Cấu hình thay đổi pin code” điền mã pin cũ vào, tiếp theo là nhập mã pin mới rồi chọn nút “Chấp nhận” để hoàn tất thao tác đổi mật khẩu cho Token USB của mình. 

Bài viết trên của Saco Inc đã chia sẻ đến bạn cách cài đặt chữ ký số, cách sử dụng chữ ký số và cách quản lý chữ ký số như thế nào. Hy vọng thông qua những hướng dẫn từ bài viết trên của chúng tôi sẽ giúp bạn sử dụng chữ ký số được hiệu quả. Chúc bạn thành công khi sử dụng chữ ký số cho doanh nghiệp mình.