Tổng hợp các lỗi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử

Hiện nay hầu hết tất cả các doanh nghiệp, tổ chức đều sử dụng hóa đơn điện tử trong hoạt động kinh doanh sản xuất. Loại hình hóa đơn này mang đến nhiều lợi ích và sự tiện lợi cho người dùng vì vậy nhu cầu sử dụng ngày càng cao. Nếu bạn đang tìm kiếm đơn vị cung cấp hóa đơn điện tử giá rẻ hãy lựa chọn sử dụng dịch vụ của Saco Inc. Chúng tôi là tổng đại lý phân phối hoá đơn điện tử của tất cả các nhà mạng hiện nay tại Việt Nam đảm bảo đáp ứng mọi yêu cầu của quý khách hàng. 

Trong nội dung bài viết hôm nay chúng ta sẽ cùng tìm hiểu về các lỗi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử. Đồng thời học hỏi kinh nghiệm để có thể tránh gặp phải các lỗi này nhé.

1. Tìm hiểu những lỗi thường gặp khi sử dụng hóa đơn điện tử

Trong quá trình sử dụng và quản lý hóa đơn điện tử các doanh nghiệp sẽ khó có thể tránh khỏi những sai sót. Đặc biệt một số sai sót còn có thể khiến doanh nghiệp phải chịu nhiều tổn thất về tài chính do bị áp dụng các hình phạt. Sau đây là những lỗi khi sử dụng hóa đơn điện tử thường gặp mà doanh nghiệp cần biết.

1.1. Những lỗi khi sử dụng hóa đơn điện tử bị phạt tiền

• Doanh nghiệp tự in hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử mà không đảm bảo một trong các nội dung bắt buộc như ký hiệu mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số hóa đơn. Lỗi này sẽ bị phạt tiền từ 2 triệu đến 4 triệu đồng
• Doanh nghiệp tự in hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử có đủ các nội dung bắt buộc nhưng sai hoặc thiếu một số nội dung khác (trừ hóa đơn không bắt buộc phải có đủ các nội dung theo quy định của Bộ tài chính.

Đối với trường hợp này sẽ áp dụng 3 hình phạt: 

• Áp dụng phạt cảnh cáo nếu nội dung trên hóa đơn bị sai hoặc thiếu nhưng đã được khắc phục. Đồng thời vẫn phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh và không ảnh hưởng đến số thuế cần nộp.
• Nếu nội dung trên hóa đơn sai hoặc thiếu mà không được khắc phục nhưng vẫn phản ánh đầy đủ nghiệp vụ kinh tế phát sinh mức phạt tối thiểu là 2 triệu đồng.
• Nếu nội dung hóa đơn sai hoặc thiếu ảnh hưởng đến số thuế phải nộp sẽ phạt từ 2 triệu đến 4 triệu đồng.

• Doanh nghiệp tự in hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử không đảm bảo đủ các điều kiện theo quy định pháp luật. Hoặc doanh nghiệp cung cấp phần mềm tự in hóa đơn không đúng nguyên tắc theo quy định, hóa đơn in ra không đáp ứng đủ các nội dung bắt buộc. Đối với lỗi khi sử dụng hóa đơn điện tử này sẽ áp dụng mức phạt từ 4 triệu đến 8 triệu đồng.
• Doanh nghiệp tự in hóa đơn giả (không áp dụng cho lỗi khách quan do phần mềm tự in) và hành vi khởi tạo hóa đơn giả sẽ bị phạt từ 20 triệu đến 50 triệu đồng.

1.2. Những lỗi khi sử dụng hóa đơn điện tử do phần mềm hoặc thao tác người dùng

Ngoài các lỗi khi sử dụng hóa đơn điện tử do nguyên nhân chủ quan và bị phạt tiền chúng ta sẽ cùng tìm hiểu thêm một số lỗi do yếu tố khách quan từ phần mềm hoặc thao tác người dùng.

• Đăng nhập vào hệ thống xuất hóa đơn điện tử và hệ thống thông báo tài khoản hoặc mật khẩu không đúng.
• Hệ thống thông báo mã captcha không đúng
• Người dùng nhập mã số thuế người mua sau đó bấm Kiểm tra những thông tin khách hàng không hiện lên mà chỉ xuất hiện thông báo “không tìm thấy dữ liệu yêu cầu”
• Khi thực hiện bước lưu hóa đơn mà hệ thống hiển thị cần nhập email là do người dùng chưa nhập email của khách hàng vào ô email
• Khi lưu hóa đơn hệ thống hiện lên thông báo cần thêm hàng hoá dịch vụ. Nguyên nhân là do bạn chưa nhập thông tin về hàng hóa/dịch vụ bán ra hoặc cập nhật hàng hóa/dịch vụ nhập vào.
• Thông báo hiển thị ngày xuất hóa đơn không đúng khi bấm lưu hóa đơn.
• Khi bạn chọn duyệt và ký hóa đơn nhưng hệ thống hiển thị "Error code = 100100" nghĩa là bạn chưa cắm chữ ký số vào máy.

2. Kinh nghiệm tránh mắc lỗi khi khởi tạo hóa đơn điện tử

Để có thể hạn chế tối đa các lỗi khi sử dụng hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần lưu ý các vấn đề sau đây:

• Trước khi xuất hóa đơn điện tử cần chắc chắn rằng các nội dung bắt buộc trên hóa đơn phải đầy đủ và chính xác.
• Trong trường hợp doanh nghiệp đã thực hiện in hoặc khởi tạo hóa đơn điện tử đảm bảo đủ các nội dung bắt buộc. Tuy nhiên lại sai hoặc thiếu nội dung khác cần khắc phục ngay để chịu mức phạt thấp nhất.
• Tìm hiểu và thực hiện khởi tạo hóa đơn theo đúng quy định pháp luật về khởi tạo, phát hành, sử dụng hóa đơn điện tử (Tham khảo Thông tư 32/2011/TT-BTC).
• Doanh nghiệp không được tự in hoặc khởi tạo hóa đơn giả

Như vậy chúng ta đã vừa cùng nhau tìm hiểu về các lỗi khi sử dụng hóa đơn điện tử mà các doanh nghiệp thường gặp phải. Mong rằng sau bài viết này sẽ giúp các bạn hạn chế tối đa các sai sót trong quá trình sử dụng hóa đơn điện tử.