Sai sót khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử và cách xử lý

Khi muốn sử dụng hóa đơn điện tử thì phải có thông báo phát hành hóa đơn điện tử. Thông báo này vô cùng quan trọng và đòi hỏi phải chính xác tuyệt đối. Để không bị mắc lỗi khi thực hiện trước hết chúng ta nên tìm hiểu những sai sót khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử thường gặp và cách giải quyết khi thực hiện sai cách.

1. Thông báo phát hành hóa đơn điện tử cần có những nội dung nào?

Hóa đơn điện tử là loại chứng từ không thể thiếu trong quá trình hoạt động doanh nghiệp. Nó giúp doanh nghiệp ghi nhận doanh thu, chi phí hoạt động và là cơ sở quan trọng để làm căn cứ xác định các nghĩa vụ tài chính của doanh nghiệp đối với nhà nước, đặc biệt là các nghĩa vụ về thuế. 

Trong thông báo phát hành hóa đơn điện tử gồm có những nội dung sau

• Tên đơn vị, doanh nghiệp phát hành hoá đơn, mã số thuế.
• Địa chỉ và số FAX, số điện thoại của công ty
• Các loại hoá đơn đã phát hành gồm tên loại hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn. Bên cạnh đó là thông tin về ngày bắt đầu sử dụng, số lượng hóa đơn thông báo phát hành.
• Tên và mã số thuế của doanh nghiệp phát hành hoá đơn.

2. 3 sai sót lớn về trên thông báo phát hành hoá đơn điện tử

2.2 Những sai sót về thông tin trên thông báo phát hành hoá đơn điện tử

• Hoá đơn có các thông tin như tên, địa chỉ đơn vị phát hành không đúng với thông tin đã đăng ký thuế trước đó.
• Các mẫu hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, số lượng hoá đơn bị trùng lặp với các số hoá đơn đã thông báo phát hành trước đó.
• Những hoá đơn có kiểu dáng, mẫu mã, ký hiệu hóa đơn khác với thông tin trên mẫu hóa đơn đính kèm.
• Sai thông tin ngày bắt đầu sử dụng đúng quy định
• Hoá đơn không có cùng cấp thông tin doanh nghiệp cung cấp phát hành hoá đơn điện tử. Hoặc thông tin doanh nghiệp thông báo phát hành hoá đơn điện tử không khớp đúng với thông tin trên hóa đơn đính kèm.

2.3. Những sai sót về quyết định áp dụng thông báo phát hành hoá đơn điện tử

• Khi thông báo phát hành hoá đơn điện tử nhiều doanh nghiệp hay mắc sai lầm nghiêm trọng là không đính kèm quyết định áp dụng thông báo phát hành hoá đơn điện tử. 
• Hoặc quyết định áp dụng thông báo không có chữ ký, đóng dấu xác định của người nộp thuế.
• Phần nội dung của quyết định thông báo phát hành hoá đơn điện tử không tuân thủ đầy đủ các nội dung theo mẫu quyết định cơ bản được ban hành kèm theo Thông tư số 32/2011/TT của Bộ Tài Chính.

2.4. Những sai sót về thông báo phát hành hoá đơn điện tử liên quan đến hoá đơn mẫu

Thông báo phát hành hoá đơn điện tử sẽ không hợp lệ nếu không đính kèm mẫu hóa đơn điện tử đầy đủ tiêu chí bắt buộc khi gửi thông báo phát hành. Các thông tin như tên, địa chỉ đơn vị, doanh nghiệp trên hóa đơn mẫu không khớp với các thông tin đã được đăng ký thuế.

3. Xử lý sai sót thông báo phát hành hóa đơn điện tử

3.1. Khi bạn đã làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử bằng chữ ký số của doanh nghiệp nhưng chưa được cơ quan thuế chấp thuận 

Nếu phát hiện ra sai sót như: sai mẫu hóa đơn, sai số lượng hóa đơn, sai ngày làm thông báo hoặc sai mã số thuế, sai tên công ty thậm chí là sai địa chỉ doanh nghiệp...Chỉ cần tiến hành sửa thông tin sai đã phát hiện ra sau đó làm thông báo phát hành hóa đơn mới, phụ lục mới và đẩy lại gửi lại như bình thường.

3.2. Trường hợp phát hiện ra sai sót khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử đã được cơ quan thuế xét duyệt nhưng chưa xuất giấy tờ. 

Khi bạn phát hiện mẫu hóa đơn không phù hợp với doanh nghiệp chỉ cần làm thông báo hủy các hóa đơn đã lên trước đó, đồng thời phải gửi công văn lên cơ quan thuế chủ quản nêu rõ lý do. Sau đó chờ khi bên thuế xem xét xong sẽ đồng ý cho bạn làm thông báo phát hành hóa đơn điện tử mới.

Khi phát hiện các thông tin khác trên hóa đơn như địa chỉ, tên công ty...bị sai. Bạn gửi cho chị cục thuế thông báo thay đổi thông tin hóa đơn đã phát hành.  Sau đó, chờ bên thuế duyệt xong mình mới được sửa đổi thông tin sai trên hóa đơn.

3.3. Trường hợp thông báo phát hành hóa đơn điện tử bị sai, được phát hiện sau khi cơ quan thuế đăng tải công khai

Đối với với trường hợp này, doanh nghiệp cần phải liên hệ đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp để được hướng dẫn cách thức xử lý kịp thời. Nặng hơn nửa doanh nghiệp có thể bị nộp phạt hành chính và hủy hóa đơn theo quy định của pháp luật

Việc có sai sót khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử sẽ bị Cơ quan thuế liên quan từ chối hồ sơ và yêu cầu nộp lại gây mất thời gian và chi phí cho doanh nghiệp. Vì vậy việc nắm rõ cách thức này rất cần thiết. 

Trên đây là những thông tin Saco Inc về những sai sót khi thông báo phát hành hóa đơn điện tử và hướng dẫn cách xử lý một số trường hợp. Hy vọng những thông tin trên có thể giúp các bạn đang tìm kiếm tin tức về vấn đề này.