Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần phải biết

Hóa đơn điện tử là một trong những thủ tục bắt buộc khi khi bán hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng. Để xuất hóa đơn điện tử thì doanh nghiệp cần tuân thủ theo những nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử theo đúng quy định của pháp luật. Vậy nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử có khác so với nguyên tắc xuất hóa đơn giấy không? Và kế toán cần lưu ý những gì khi xuất hóa đơn điện tử cho khách hàng.

Để có hóa đơn điện tử đúng với quy định của pháp luật trong quá trình xuất hóa đơn doanh nghiệp cần tuân thủ những nguyên tắc theo đúng quy định của pháp luật và những nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử sẽ được căn cứ cứ vào 3 văn bản hiện hành dưới đây: 

• Thông tư số 32/2017/TT-BTTTT về việc cung cấp dịch vụ, giải pháp công trực tuyến nhằm đảm bảo việc truy cập được thuận tiện đối với những trang thông tin điện tử và cổng thông tin điện tử. 
• Theo nghị định 119/2018/NĐ-CP về nguyên tắc sử dụng hóa đơn điện tử khi cung cấp dịch vụ và bán hàng hóa.
• Theo thông tư số 68/2019/TT-BTC về việc hướng dẫn cung cấp dịch vụ hoá đơn điện tử theo đúng quy định tại Nghị định số 119/2018/NĐ-CP.

Dưới đây là ba nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử mà doanh nghiệp cần chú ý để áp dụng, cụ thể:

1. Nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử đối với xuất hóa đơn GTGT

Hóa đơn giá trị gia tăng được hiểu là hóa đơn có tính thuế làm tăng thêm giá trị trị hàng hóa, dịch vụ vụ được sử dụng trong quá trình sản xuất -  phân phối - tiêu dùng và mức thuế giá trị gia tăng sẽ được đóng vào ngân sách nhà nước. 

Do đó trong quá trình lập hóa đơn giá trị gia tăng, kế toán doanh nghiệp cần tranh thủ những nguyên tắc Chắc sau đây:

• Nội dung được ghi trên hóa đơn thuế GTGT phải đúng với nghiệp vụ kinh tế Thế đã được phát sinh trong doanh nghiệp.
• Hóa đơn phải được viết rõ ràng không được tẩy xóa, sửa chữa hay viết chồng đè lên.
• Hóa đơn chỉ được viết một màu mực cần chú ý không được sử dụng ảnh loại mức dễ phai.
• Nội dung trong hóa đơn  bao gồm chữ viết, chữ số số phải được viết một cách liền mạch không được ngắt quãng và không được biết đèn lên chữ in trên hóa đơn.
• Chú ý các liên hóa đơn GTGT phải được lập theo thứ tự của hóa đơn và phải giống nhau

2. Nguyên tắc về các tiêu thức trên hóa đơn theo quy định

Căn cứ theo Nghị định 119/2018/NĐ-CP khi lập hóa đơn điện tử doanh nghiệp cần đảm bảo cung cấp đầy đủ những nội dung trên hóa đơn để đảm bảo được tính hợp lệ hợp pháp của hóa đơn, cụ thể các nội dung đó như sau:

• Tên hóa đơn, số hóa đơn, ký hiệu hóa đơn, ký hiệu mẫu số hóa đơn
• Tên, địa chỉ, chỉ mã số thuế của người bán
• Tên, địa chỉ và mã số thuế người mua (nếu có)
• Tên, đơn vị tính, số lượng, đơn giá hàng hóa, số tiền chưa tính thuế GTGT, thuế suất của thuế GTGT, tổng số tiền của thuế GTGT theo từng loại thuế suất, tổng cộng số tiền thuế GTGT và tổng tiền thanh toán đã được tính thêm thuế GTGT.
• Tổng số tiền đã thanh toán 
• Chữ ký số của người bán
• Chữ ký số người mua
• Thời điểm lập hóa đơn điện tử
• Mã cơ quan thuế với hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế
• Phí và lệ phí được tính thuộc ngân sách nhà nước và nội dung khác liên quan

3. Nguyên tắc trong trường hợp xử lý hóa đơn điện tử xuất sai 

Trường hợp hóa đơn điện tử bị xuất sai thì doanh nghiệp ốp cần xác định một trong ba trường hợp sau đây để áp dụng các nguyên tắc tắc xuất hóa đơn điện tử sao cho phù hợp nhất,  cụ thể:

• Trường hợp nếu hóa đơn điện tử đã xuất và đã được gửi cho người mua nhưng hàng hóa r ba xuyên nghiệp chưa tiến hành giao hoặc đã giao nhưng người mua chưa thực hiện kê khai thuế. Căn cứ tại Nghị định 119/ 2018/ NĐ- CP có quy định đối với hóa đơn điện tử đã xuất và đã được gửi cho người mua nhưng chưa Kê khai thuế mà phát hiện có sai sót thì sẽ được hủy khi có sự đồng ý của của người mua và người bán.
• Trường hợp nếu hóa đơn điện tử được lập đã gửi cho người mua và và người mua đã thực hiện kê khai thuế với cơ quan thuế thì ngay sau khi khi phát hiện sai sót trong hóa đơn điện tử 2 bên chỉ cần làm văn bản thỏa thuận để điều chỉnh sai sót và có chữ ký số của cả hai. Sau đó thì bên bán sẽ tiến hành thực hiện lập hóa đơn điện tử điều chỉnh và ghi rõ nội dung điều chỉnh là gì, tăng hay giảm số lượng, giá bán,.... Cả hai bên sẽ thực hiện thuế theo đúng hóa đơn đã điều chỉnh.

Tùy theo từng trường hợp để doanh nghiệp áp dụng nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử nào cho phù hợp. Mỗi nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử đều phải tuân theo đúng quy định của pháp luật ban hành để đảm bảo việc khai báo thuế, đóng thuế được rõ ràng. 

Trên đây là 3 nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử mà Saco Inc tìm hiểu được để chia sẻ đến bạn. Mong rằng qua bài viết trên bạn sẽ hiểu hơn về các nguyên tắc xuất hóa đơn điện tử từ đó áp dụng đúng cho chính doanh nghiệp của mình.