Kinh nghiệm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào an toàn và hiệu quả

Làm thế nào để quản lý hóa đơn điện tử một cách an toàn và hiệu quả? Đây là câu hỏi mà không ít kế toán đặt ra bởi việc quản lý sao cho khoa học, cho hiệu quả và đặc biệt phải đảm bảo được độ bảo mật thông tin về các nghiệp vụ kế toán là điều không phải ai cũng có kinh nghiệm? Hiểu được nỗi lòng của nhiều kế toán viên đang gặp phải Saco Inc xin chia sẻ đến bạn những kinh nghiệm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào sao cho an toàn và hiệu quả. Theo dõi ngay để nắm được cách quản lý hoá đơn điện tử đầu vào cho mình nhé. 

1. Sự khác biệt giữa hóa đơn điện tử đầu vào và hóa đơn điện tử

Không ít bạn thắc mắc rằng giữa hóa đơn đầu vào và hóa đơn điện tử đầu vào khác nhau như thế nào. Hai khái niệm này khiến cho không ít người nhầm lẫn, mỗi loại hóa đơn đều có sự khác nhau cụ thể:

• Hóa đơn đầu vào được hiểu là hóa đơn mua hàng thông thường đây cũng chính là chứng từ để chứng minh được nghiệp vụ mua hàng hóa, dịch vụ nhằm phục vụ cho quá trình kinh doanh, sản xuất,  nhằm mục đích duy trì hoạt động trong tổ chức.
• Hóa đơn điện tử đầu vào được cho là một một hình thái của hóa đơn đầu vào Tuy nhiên theo quy định của  của Nghị định 123/ 2020/ NĐ-CP do tổng cục thuế ban hành thì tất cả các doanh nghiệp buộc phải chuyển đổi sử dụng hóa đơn điện tử điều này đồng nghĩa với việc trực tốt cả các hóa đơn đơn mua hàng trước đây đều phải chuyển đổi dưới dạng điện tử.

2. Kinh nghiệm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào an toàn 

Để quản lý hóa đơn điện tử đầu vào được an toàn và hiệu quả tả là một kế toán bạn cần có kinh nghiệm trong lĩnh vực này. Vậy những cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào được thực hiện như thế nào dưới đây là một số cách mà bạn có thể tham khảo để áp dụng khi quản lý loại hóa đơn này.

2.1. Lập một email riêng biệt để quản lý riêng hóa đơn điện tử đầu vào

Nếu như trước đây bạn sử dụng một email chính của công ty để gửi hay lưu giữ hóa đơn điện tử đầu vào điều này có thể dẫn đến mọi thứ sẽ trở nên lộn xộn và không thể để quản lý hóa đơn một cách khoa học và an toàn.  Cách tốt nhất là hãy lập một email riêng biệt để quản lý việc nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào phục vụ riêng cho việc mua dịch vụ, hàng hóa,... 

Việc sử dụng một email riêng biệt chỉ để phục vụ cho việc nhận và lưu trữ hóa đơn điện tử đầu vào sẽ giúp cho bạn tránh được tình trạng bị nhầm lẫn giữa các email khác của công ty trong hòm thư. Hơn thế nữa cách làm này còn giúp bạn dễ dàng hơn trong việc theo dõi dữ liệu từ đó tạo độ chính xác cao trong công việc.

2.2. In ra giấy sau khi nhận email hóa đơn điện tử đầu vào  

Kinh nghiệm tiếp theo mà chúng tôi muốn chia sẻ đến bạn là cách quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng cách in ra giấy sau khi nhận được email. Việc sử dụng email để lưu trữ hóa đơn điện tử đôi khi sẽ gặp rủi ro về mặt dữ liệu. Với một số người không rành về email việc tra cứu và kiểm tra hóa đơn có thể sẽ gặp khó khăn dẫn đến mất thời gian. 

Vì thế nhiều kế toán lựa chọn cách in hóa đơn điện tử đầu vào ngay sau khi nhận được email và kẹp cùng với tập hợp đồng mua hàng của đơn vị đó. Cách làm này giúp bạn lưu trữ được dữ liệu ở hai đầu mối là email và chứng từ kẹp giấy. Tuy nhiên, khá tốn kém vì cần rất nhiều giấy để lưu hóa đơn. 

2.3. Lưu ảnh hóa đơn điện tử đầu vào vào một folder trên máy tính ngay sau khi nhận email

Nhiều kế toán có thói quen sau khi nhận hóa đơn điện tử đầu vào qua email sẽ kiểm tra các nội dung trên hóa đơn như ngày lập, đơn giá, ngày ký và xem xem hóa đơn có dấu hiệu chỉnh sửa không rồi tiến hành tải về máy để lưu trữ vào một folder trên máy tính để tiện theo dõi. 

Nếu sử dụng kinh nghiệm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào bằng cách này bạn cần ghi rõ tên folder bao gồm: ngày, tháng, năm, tên nhà cung cấp và số hóa đơn để sau này tiện theo dõi và kiểm tra. 

2.4. Làm bảng kê Excel sau khi nhận hóa đơn đầu vào 

Một cách thông dụng khác là quản lý hóa đơn điện tử đầu vào là sử dụng Excel để lập bảng kê các hóa đơn điện tử đầu vào ngay sau khi nhận được email. Thông thường kế toán trưởng sẽ là người trực tiếp lập bảng tính Excel để theo dõi và gắn đường link mã tra cứu đến hòm thư. Còn kế toán sẽ là người nhập file Excel lên phần mềm kế toán rồi tiến hành kiểm tra, đối chiếu với hóa đơn gốc đã nhận được trên email.

Trên đây là những kinh nghiệm quản lý hóa đơn điện tử đầu vào mà Saco Inc đã chia sẻ đến bạn. Mong rằng từ những thông tin trên mà chúng tôi chia sẻ sẽ giúp bạn có thêm những kinh nghiệm hữu ích để ứng dụng hiệu quả vào công tác quản lý hóa đơn điện tử đầu vào của doanh nghiệp mình.