Loading...
Kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử bảo mật và an toàn nhất
Hiển thị tóm tắt
Hiển thị chi tiết

Kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử bảo mật và an toàn nhất

Hiện nay, để hỗ trợ cho việc lưu trữ, bảo mật, cơ quan thuế đã ban hành chính sách sử dụng hóa đơn điện tử. Theo đó, các doanh nghiệp sẽ phải thực hiện chuyển đổi hóa đơn từ giấy sang định dạng điện tử. Sở dĩ như vậy bởi sản phẩm này mang lại nhiều lợi ích cho các đơn vị. Tuy nhiên, nhiều đơn vị còn lúng túng trong công tác lưu trữ loại chứng từ này. Bài viết sau đây, Saco.Asia xin chia sẻ đến bạn đọc các kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử hiệu quả nhất.

1. Lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử

Ngày nay, sự ra đời của hóa đơn điện tử theo yêu cầu của cơ quan pháp luật đã dần thay thế hóa đơn giấy. Sở dĩ như vậy bởi lợi ích mang lại vô cùng hữu hiệu và to lớn:

1.1. Tính bảo mật cao

Thay vì như hóa đơn giấy bất cứ ai cũng có thể nhìn thấy dễ dàng thì giờ đây, hóa đơn điện tử chỉ lưu hành giữa 2 bên đối tác. Theo đó, bên thứ ba sẽ không thể xem được khi không được gửi thông tin về hóa đơn.  Các thông tin trên hóa đơn sẽ không bị lộ ra ngoài, gây ảnh hưởng đến công việc kinh doanh.

Kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử bảo mật và an toàn nhất

1.2. Hỗ trợ công tác lưu trữ

Việc lưu trữ hóa đơn giấy ở các đơn vị sử dụng nhiều chứng từ hóa đơn rất bất tiện, mất nhiều công sức, thời gian. Với việc sử dụng hóa đơn điện tử thì giờ đây, chúng ta sẽ không cần phải quá nặng nề trong việc lưu trữ. Các hóa đơn gốc sẽ được lưu trữ dưới dạng điện tử, rất khó bị mất đi. Người dùng có thể in bản giấy hóa đơn điện tử để lưu trữ song hành đảm bảo tính bảo mật và an toàn hơn.

1.3. Tránh bị thất lạc, mất mát

Đã có rất nhiều thiệt hại từ việc mất mát hóa đơn giấy gây ra. Việc lưu trữ một tờ giấy quan trọng không phải lúc nào cũng an toàn và đảm bảo dài lâu. Nhiều đơn vị đã bị mất mát, thất lạc trong quá trình lưu chuyển hoặc lưu trữ. Khi bị mất hóa đơn, đơn vị sẽ chịu xử phạt hành chính khá nặng từ 3 đến 6 triệu đồng.

1.4. Giảm thiểu hỏng hóa đơn

Cùng với đó, dạng giấy rất dễ bị rách, bị hỏng. Đơn vị khi bị rách hỏng hóa đơn sẽ chịu xử phạt hành chính. Thay vào đó, hóa đơn điện tử khi đã được ban hành sẽ được định dạng xử lý số hóa, ít bị hỏng hóc khi đã phát  hành. Người dùng sẽ không phải quá chú ý đến các thao tác lưu trữ vật lý để tránh bị hỏng hóc. 

1.5. Lưu chuyển dễ dàng

Thay vì phải lưu chuyển bằng các hình thức truyền tay, bưu điện rất dễ bị thất lạc, tốn thời gian, tiền bạc và công sức thì giờ đây việc lưu trữ cực kỳ nhanh chóng. Chỉ cần gửi các đường link là địa chỉ điện tử của hóa đơn cho người nhận là có thể đọc được thông tin hóa đơn.

Kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử bảo mật và an toàn nhất

2. Mách bạn kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử an toàn nhất

Lưu trữ hóa đơn là rất quan trọng, người dùng có thể tham khảo các kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử sau đây:

2.1. Kết hợp với biện pháp truyền thống

Phương pháp lưu trữ truyền thống đó là sử dụng hóa đơn giấy và kẹp, giữ tại  văn phòng, sổ kế toán của doanh nghiệp. Việc kết hợp thêm cách thức này giúp bạn đảm bảo có thể lưu trữ tốt hơn cả truyền thống lẫn hình thức hóa đơn điện tử mới hiện nay.

Saco Khuyen Mai

2.2. Sao lưu dữ liệu

Do sử dụng hóa đơn điện tử là cách thức số hóa thông tin nên bạn có thể lưu trữ dữ liệu đó vào các thiết bị như ổ cứng, CD, VCD… Theo đó, hàng kỳ, người dùng hãy thực hiện sao lưu để tránh gặp phải sự cố hệ thống của bên trung gian gặp vấn đề.

2.3. Lưu trữ trong khuôn dạng được khởi tạo

Đây là bước khởi đầu lưu trữ và được cho là an toàn nhất. Người dùng  chỉ cần truy cập theo cách thức mà nó được khởi tạo, gửi nhận hoặc dạng cho phép thể hiện ban đầu. Theo đó, hệ thống thực hiện lưu trữ được xây dựng cực kỳ chắc chắn và an toàn.

2.4. Lưu trữ đồng nhất

Đơn vị nên chọn cách thức lưu trữ đồng nhất, xuyên suốt từ đầu đến cuối. Điều này nhằm hạn chế gặp phải vấn đề về thiếu sót, “ râu ông lọ cắm cắm cằm bà kia”. Bên cách thức chính, các phương pháp lưu trữ khác chỉ là phụ để tham khảo và hạn chế gặp các rắc rối.

Qua đây, hẳn nhiên, chúng ta đã biết được lợi ích của việc sử dụng hóa đơn điện tử như thế nào.  Với nhiều lợi ích như vậy, việc sử dụng định dạng này trở nên tất yếu và cần thiết cho sự phát triển của xã hội nói chung, các doanh nghiệp và công tác kế toán nói riêng. Người dùng cần lưu ý áp dụng các kinh nghiệm lưu trữ hóa đơn điện tử như kể trên để đảm bảo an toàn nhất. 

Tuyển dụng tại Saco Inc

Thông tin hợp tác cùng Saco Inc

Chúng tôi tại Úc

Chúng tôi có văn phòng đại diện tại Úc, đảm nhận việc giao dịch với các đối tác quốc tế về Outsourcing. Chúng tôi là đối tác được Uỷ quyền bởi các hãng: Apple, Asus, Toshiba

www.cybershop.com.au

Phàn nàn dịch vụ

Quý khách có thể gửi tất cả phàn nàn dịch vụ về email Giám đốc để được xử lý cũng như cho chúng tôi cơ hội để thấy được thiếu sót mà SACO không nhận ra

Hãy email về địa chỉ: loi@saco.asia

Chúng tôi online

Thời gian làm việc

Từ thứ 2 đến thứ 7:

Sáng từ 8h00 - 12h00

Chiều từ 13h - 17h00

Chủ nhật:

8h00 - 12h00

Hổ trợ kỹ thuật:

Các ngày trong tuần bao gồm Lễ - Tết

( trừ 22h00pm đến 7h00am ) 

Thông tin thanh toán

Thông tin về Saco Inc

Công Ty Cổ Phần Saco Inc

Địa chỉ: 210/16 Nguyễn Văn Luông, Phường 11, Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam

( 210/16 Đ, Nguyễn Văn Luông, Phường 11, Quận 6, Thành phố Hồ Chí Minh )

Mã số thuế: 0316310914

Tổng đài : 028 7300 0208

Hotline: 092 967 1220

Facebook: fb.com/sacogroup

Online Chat: m.me/sacogroup

Quick Chat Zalo: 0929 671 220

Website chính: https://saco.asia

Kinh doanh: sale@saco.asia / saco.pkd@gmail.com

Kỹ thuật: support@saco.asia

Thông tin liên quan

Thông báo BCT

Tải ứng dụng Saco Inc

Logo Saco Inc Duns

          673067339

Chịu trách nhiệm nội dung: Ông Nguyễn Thành Lợi

© 2021 Công ty Cổ Phần Saco Inc. Mọi bản quyền nội dung thuộc Saco Inc quản lý

Chat with Saco Inc