Hướng dẫn quy trình đăng ký hóa đơn điện tử chi tiết nhất

Đăng ký hóa đơn điện tử là một trong những thủ tục pháp lý bắt buộc đối với doanh nghiệp sau khi thành lập. Vậy quy trình đăng ký hóa đơn điện tử thế nào? Cần điều kiện gì? Cùng theo dõi bài viết sau đây để hiểu rõ hơn về cách đăng ký, hướng dẫn hóa đơn điện tử.

1.Điều kiện và hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Hóa đơn điện tử là một trong những công cụ chuyển đổi số đầu tiên của doanh nghiệp cần triển khai khi thành lập doanh nghiệp công ty. Để việc đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử được thuận lợi và nhanh chóng, các doanh nghiệp cần phải đáp ứng được các điều kiện sau.

1.1. Điều kiện

Theo khoản 2 điều 4 thông tư 32/2011/TT-BTC, người bán hàng, doanh nghiệp muốn tạo hóa đơn điện tử cần thỏa mãn điều kiện sau:

• Là tổ chức kinh tế đủ điều kiện, đã và đang thực hiện giao dịch điện tử khai thuế với cơ quan thuế
• Doanh nghiệp có địa điểm, đường truyền tải thông tin, internet đáp ứng yêu cầu khai thác, kiểm soát, xử lý bảo quản và lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Có đội ngũ người thực thi đủ trình độ, khả năng tương ứng, yêu cầu để thực hiện khởi tạo, lập, sử dụng hóa đơn điện tử theo quy định.
• Phải có chữ ký điện tử
• Có các phần mềm bán hàng,phần mềm kế toán đảm bảo dữ liệu hóa đơn điện tử để tự động chuyển vào phần mềm kế toán ở thời điểm lập hóa đơn.
• Có quy trình sao lưu dữ liệu, khôi phục và lưu trữ dữ liệu đáp ứng yêu cầu tối thiểu về chất lượng lưu trữ.

1.2. Hồ sơ đăng ký hóa đơn điện tử

Một số hồ sơ cần chuẩn bị để đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử

• Mẫu hóa đơn điện tử (do nhà phân phối phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp)
• Thông báo quyết định việc sử dụng hóa đơn điện tử
• Mẫu phát hành hóa đơn điện tử

Khi chuẩn bị đầy đủ hồ sơ đăng ký phát hành hóa đơn điện tử, bạn gửi hồ sơ này cho cơ quan Thuế qua văn bản điện tử hoặc văn bản giấy trực tiếp để được xét duyệt hồ sơ.

2. Cách đăng ký hóa đơn điện tử đơn giản và hiệu quả nhất

Dưới đây, Saco Inc sẽ hướng dẫn cho bạn cách đăng ký hóa đơn điện tử cho các doanh nghiệp:

Bước 1: Xác định bên cung cấp hóa đơn điện tử

Có rất nhiều các nhà cung phần mềm hóa đơn điện tử, hãy lựa chọn một đơn vị uy tín và chất lượng để đăng ký nhé.

Bước 2: Tạo mẫu hóa đơn

Bạn có thể khởi tạo mẫu hóa đơn điện tử trên phần mềm. Hiện nay có khá nhiều phần mềm cung cấp hóa đơn theo từng lĩnh vực phù hợp với đặc điểm của từng doanh nghiệp như y tế, giáo dục, vận tải, du lịch,...

Bước 3: Lập quyết định sử dụng hóa đơn điện tử

Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử sẽ phải bao gồm các giấy tờ sau:

• Mẫu quyết định sử dụng hóa đơn điện tử theo mẫu số 1 của thông tư 32/2011/TT-BTC
• Mẫu thông báo phát hành hóa đơn điện tử theo mẫu số 2, thông tư 32/2011/TT-BTC
• Hóa đơn điện tử do đơn vị cung cấp phần mềm hóa đơn điện tử cung cấp

Bước 4: Tạo chữ ký số vào hóa đơn điện tử

Doanh nghiệp cần ký số vào hóa đơn điện tử và gửi mẫu hóa đơn điện tử theo đúng quy định cho cơ quan thuế theo đường điện tử.

Bước 5: Tiến hành phát hành hóa đơn điện tử

Theo thông tư 37/2017/TT-BTC quy định: Thông báo phát hành hóa đơn và hóa đơn mẫu sẽ phải gửi đến cơ quan thuế quản lý trực tiếp chậm nhất 2 ngày trước khi tổ chức kinh doanh

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử, đăng ký thời gian nộp và phát hành hóa đơn điện tử qua mạng.

Bước 6: Nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế

Doanh nghiệp cần chuẩn bị hồ sơ, sau đó nộp hồ sơ đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử cho cơ quan thuế.

Sau 2 ngày kể từ ngày nộp thì cơ quan thuế sẽ phản hồi lại. Nếu cơ quan Thuế không phản hồi thì bạn có thể liên hệ với cơ quan thuế để xác nhận hoặc tra cứu ở trang thuế để xem hóa đơn của doanh nghiệp bạn đã được chấp nhận chưa.

Bước 7: Sử dụng hóa đơn điện tử

Khi đã được cơ quan thuế chấp nhận thì bạn có thể sử dụng hóa đơn điện tử ngay để giải quyết các công việc của doanh nghiệp.

Hy vọng với chia sẻ của Saco Inc về hướng dẫn quy trình đăng ký hóa đơn điện tử chi tiết nhất ở bài viết trên sẽ giúp các doanh nghiệp dễ dàng tự mình đăng ký hóa đơn điện tử online. Nếu có thắc mắc hay cần tư vấn gì hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn, hỗ trợ sớm nhất nhé.