Điều kiện và thủ tục chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử

Việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử được là một phương án hiệu quả được nhiều doanh nghiệp và tổ chức áp dụng trong thời gian gần đây. Cách thức, điều kiện và thủ tục chuyển đổi như thế nào cụ thể như thế nào? Bài viết dưới đây sẽ tiết lộ những thông tin bổ về hóa đơn điện tử mà bạn không nên bỏ lỡ. 

1. Lợi ích khi chuyển đổi

1.1. Tối thiểu chi phí, có trách nhiệm với môi trường

Với hóa đơn giấy, doanh nghiệp hoặc tổ chức phải tốn một khoản chi phí cho việc in ấn, giấy, vận chuyển, lưu kho, … Do đó, việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử được xem là một trong những giải pháp tối ưu nhất, không chỉ tiết kiệm chi phí mà còn góp phần bảo vệ môi trường. Đặc biệt, tránh được tình trạng hỏng hóc hóa đơn trong trường hợp mất, hỏng khi sử dụng, các trường hợp hỏa hoạn khác. 

1.2. Tạo niềm tin nơi khách hàng

Với hóa đơn điện tử, khách hàng có thể tự mình kiểm tra ngay trên hệ thống điện tử của cơ quan thuế có thẩm quyền chỉ bằng vài thao tác, tránh được các trường hợp dối gian, khai báo thuế không thành thật. Nếu phát hiện bất cứ sai sót nào đến từ doanh nghiệp và tổ chức, họ ngay lập tức sẽ bị ngưng hoạt động cho đến khi nhận được giải trình cụ thể.  

1.3. Thể hiện đầy đủ chức năng của một cơ quan thuế nhà nước

Việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử cũng là phương thức giúp cơ quan thuế thể hiện được chức năng và quyền hạn của mình, quản lý và giám sát mọi hoạt động theo cách nhanh chóng và tiện lợi nhất. Các thủ tục đối chiếu cũng được triển khai và đẩy mạnh mà không cần mất một khoản phí nào. 

2. Điều kiện chuyển đổi

Theo Thông tư 32/2011 (điều số 12), việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử phải thỏa các điều kiện sau mới được gọi là hợp pháp.

• Phản ánh đúng và đầy đủ, trọn vẹn những nội dung chứa đựng tại hóa đơn gốc. 
• Có ký hiệu riêng để đảm bảo việc chuyển đổi là hợp lệ. 
• Thể hiện đầy đủ chữ ký, họ và tên của người thực hiện chuyển đổi, đây là người chịu trách nhiệm chính nếu có sai sót xảy ra. 

3. Các thủ tục chuyển đổi hóa đơn giấy thành hóa đơn điện tử

Thủ tục chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử về cơ bản sẽ gồm hai bước là hủy hóa đơn tự in và đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử. 

3.1. Hủy hóa đơn tự in (áp dụng cho các doanh nghiệp và tổ chức trước đó đã từng sử dụng hóa đơn tự in và hiện tại không còn nhu cầu sử dụng)

Trình tự thực hiện theo thứ tự các bước sau: 

• Tổ chức hoặc doanh nghiệp phải tiến hành thủ tục tự lập bảng kiểm kê hóa đơn đang cần phải hủy. 
• Thành lập Hội đồng hủy hóa đơn bao gồm đại diện ban lãnh đạo và đại diện bên kế toán. 
• Xác nhận và ký vào biên bản hủy hóa đơn. Những ai tham gia vào quá trình đều phải chịu trách nhiệm nếu có xảy ra bất kỳ sai sót nào trong quá trình hủy. Bộ hồ sơ cần thiết để tiến hành quyết định hủy phải bao gồm đầy đủ các giấy tờ như : quyết định thành lập Hội đồng hủy hóa đơn, bảng kiểm kê số lượng hóa đơn cần hủy, biên bản hủy và bảng thông báo kết quả. 

Sau khi đã hủy hóa đơn tự in, các hồ sơ sẽ được lưu trữ lại do chính tổ chức hoặc doanh nghiệp đó quản lý 1 bộ, gửi đến cơ quan thuế 1 bộ. 

3.2. Đăng ký sử dụng

Bước tiếp theo trong quá trình chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử đó chính là tiến hành các thủ tục đăng ký sử dụng hóa đơn điện tử.

Rất đơn giản, chỉ cần thực hiện hai bước theo trình tự sau:

• Lập quyết định cho phép doanh nghiệp hoặc tổ chức áp dụng hóa đơn điện tử. Dựa vào Thông tư 32/2011 (Mẫu số 1 Phục lục) do bộ tài chính ban hành, doanh nghiệp của tổ chức có nhu cầu phải gửi một mẫu tương tự gửi về cơ quan Thuế. 
• Tạo lập thông báo doanh nghiệp hoặc tổ chức chính thức thức phát hành hóa đơn điện tử. Bộ hồ sơ đầy đủ trước khi được cấp phép áp dụng hóa đơn điện tử bao gồm các giấ tờ như: quyết định sử dụng, thông báo phát hành và hóa đơn mẫu (tự chuẩn bị hoặc có thể áp dụng mẫu cho sẵn)

Sau khi đã hoàn tất các thao tác trên, một thông báo từ cơ quan Thuế sẽ được gửi về cho doanh nghiệp hoặc tổ chức, trong đó ghi đầy đủ các thông tin ngày giờ áp dụng, mẫu hóa đơn điện tử, … dựa vào đó và thực thi. 

4. Kết luận

Không thể phủ nhận được rằng, hóa đơn điện tử chiếm nhiều ưu thế và tiện nghi hơn so với hóa đơn giấy truyền thống, điều đó phần nào giải thích lý do vì sao nhiều doanh nghiệp và tổ chức đều đang nô nức trong việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Đây là một giải pháp hiệu quả cho hai bên tham gia, đồng thời cũng giúp cơ quan Thuế dễ dàng hơn trong việc rà soát và đối chứng.