Chữ ký số cá nhân là gì? Những thông tin quan trọng khi sử dụng

Trong thời đại công nghệ thông tin như hiện nay việc ứng dụng công nghệ vào công việc, đời sống giúp giải quyết nhanh, hiệu quả rất nhiều vấn đề. Một trong số đó là ứng dụng sử dụng chữ ký số cá nhân. 

Không chỉ có chữ ký số dành cho doanh nghiệp mà chữ ký số cá nhân cũng là một trong những công nghệ được nhiều cá nhân lựa chọn để phục vụ cho nhu cầu công việc của mình. Vậy chữ ký số cá nhân là gì? Cần nắm những thông tin quan trọng gì khi sử dụng chữ ký số cá nhân? Cùng Saco Inc tìm hiểu ngay bài viết sau đây nhé. 

1. Chữ ký số cá nhân là gì?

Chữ ký số cá nhân được biết đến là một loại chữ ký số điện tử có giá trị tương đương với chữ ký tay của mỗi cá nhân. Mục đích của việc sử dụng chữ ký số cá nhân là để xác định danh tính của người chỉ trong một số trường hợp như:

• Các loại văn bản, tài liệu điện tử bao gồm: Hóa đơn, thỏa thuận, hợp đồng,....
• Tham gia để ký các giao dịch trực tuyến cụ thể như: Kê khai thuế thu nhập cá nhân, sử dụng ứng dụng Internet Banking, Mobile Banking, các hoạt động mua bán trực tuyến, hay giao dịch chứng khoán,...

Để có thể sử dụng chữ ký số cá nhân bạn cần phải đăng ký chứng thư số cá nhân với cơ quan cung cấp chữ ký số mà bạn đang sử dụng. Chứng thư số chính là cơ sở giúp bạn xác thực danh tính của mình, giá trị của chứng thư số tương đương với chứng minh nhân dân/căn cước công dân của bạn. Tuy nhiên nó được sử dụng trong môi trường mạng để giải quyết các vấn đề giao dịch của cá nhân.

Chữ ký số cá nhân sẽ bao gồm các nội dung thông tin của cá nhân đăng ký sử dụng chữ ký số cụ thể:

• Tên của chính cá nhân là chủ thể của chứng thư số
• Tên của công ty cung cấp dịch vụ vụ chứng thực  chữ ký của chứng thư số

2. Những thông tin quan trọng khi sử dụng chữ ký số cá nhân 

Để sử dụng chữ ký số cá nhân được hiệu quả trong quá trình sử dụng bạn cần nắm những thông tin quan trọng sau đây: 

2.1. Đối tượng sử dụng chữ ký số cá nhân là ai?

Đối tượng được sử dụng chữ ký số cá nhân là những cá nhân trong doanh nghiệp/tổ chức để ký các văn bản trong hạn mức của mình tại doanh nghiệp/tổ chức. Mọi cá nhân đều có quyền sử dụng chữ ký số cá nhân để ký số trên các văn bản, hợp đồng, tài liệu, hồ sơ để xác nhận nội dung có trong đó. 

2.2. Ứng dụng của chữ ký số cá nhân 

Chữ ký số cá nhân được sử dụng vào nhiều trường hợp khác nhau cụ thể là để xác thực danh tính của người ký và có giá trị tương đương với chứng minh thư hoặc thẻ căn cước công dân để xác minh trong các giao dịch trên môi trường internet.

Ứng dụng cụ thể của chữ ký số cá nhân là:

• Xác định được danh tính của người dùng khi đăng nhập vào hệ thống khác
• Tăng bảo mật cho email, ký số điện tử và mã hóa
• Hỗ trợ quá trình kê khai thuế thu nhập cá nhân
• Sử dụng để ký số các văn bản tài liệu được định dạng bằng file word, PDF, Excel, Outlook, hay một tệp dữ liệu.
• Sử dụng chữ ký số để thực hiện các kênh liên lạc, trao đổi những thông tin bí mật với các thực thể trên mạng như thực hiện cần liên lạc mất với người dùng webserver.

2.3. Lợi ích khi sử dụng chữ ký số cá nhân

Việc sử dụng chữ ký số cá nhân đem lại rất nhiều lợi ích cho người dùng. Chính vì lý do này mà hiện nay chữ ký số cá nhân được sử dụng rất thông dụng. Vậy những lợi ích khi sử dụng chữ ký số cá nhân là gì?

• Giúp người dùng tiết kiệm tối đa chi phí: Nếu như trước đây để trình ký và để lưu giữ tài liệu thì phải in ra giấy. Điều này sẽ làm cho bạn mất một khoản chi phí không hề nhỏ nếu số lượng tài liệu lớn. Do đó việc sử dụng chữ ký số giúp tiết kiệm tối đa khoản phí không cần thiết này.
• Tiết kiệm tối đa thời gian trong quá trình xử lý hồ sơ: Thay vì phải chờ văn bản được ký chuyển từ các phòng ban, giữa cá nhân, đối tác bên ngoài công ty thì giờ đây với chữ ký số bạn sẽ tiết kiệm được phần lớn thời gian xử lý hồ sơ.
• Không cần khâu chuẩn bị hồ sơ cứng: Việc sử dụng chữ ký tay đòi hỏi phải in hồ sơ bản cứng ra mới có thể ký được thì với chữ ký số điện tử để bạn có thể sử điện thoại/ máy tính của mình để thực hiện ký số trực tiếp ngay trên đó mà không cần in hồ sơ rườm rà như trước đây.
• Ký duyệt được mọi lúc mọi nơi: Thay vì đến văn phòng để ký văn bản thì giờ đây với chữ ký số cá nhân việc ký tá trở nên dễ dàng hơn rất nhiều.
• Đảm bảo được mức độ an toàn và bảo mật tuyệt đối.

Nếu bạn đang thắc mắc chữ ký số cá nhân là gì? Và nên lưu ý những thông tin quan trọng nào trong quá trình sử dụng, thì bài viết trên của Saco Inc đã chia sẻ đến bạn câu trả lời chi tiết. Mong rằng với những thông tin trên bạn sẽ có thêm kinh nghiệm cũng như kiến thức cần thiết khi sử dụng chữ ký số.